Для компаний, находящихся в процессе выбора системы электронного документооборота, крайне актуальным становится вопрос об объемах внедрения системы.

Рынок систем электронного документооборота, как правило, предлагает заказчикам два варианта: внедрение стандартного решения с определенным набором функций (минимальным или расширенным), либо модификация СЭД под специфичные требования компании.

Таким образом, компания, выбирающая СЭД, сталкивается с дилеммой: получить готовое решение, под которое необходимо будет «подстроиться», потратив при этом меньше времени и денег, либо вложить в проект больше ресурсов и в итоге получить решение, которое уже полностью настроено под организацию — имеет предустановленные отчеты, карточки, процессы, отражающие специфику деятельности именно их организации.

Выбор между «стандартным» и «проектным» внедрением достаточно сложен для компаний, ищущих пути ускорения работы с документами и перехода на «безбумажный» документооборот. Что важнее — автоматизировать обработку документов, затратив минимальный бюджет и сроки, или же упростить сотрудникам работу, используя максимально адаптированное под потребности бизнеса решение?

В данной статье мы рассмотрим плюсы и минусы СЭД на примере проектов внедрения трех редакций системы ТЕЗИС — Базовой, Стандартной и Расширенной. Кратко о них можно почитать здесь, а подробный обзор — ниже.

О том, как успешно выбрать систему документооборота, мы писали уже много. Однако выбором и покупкой софта проект внедрения СЭД не ограничивается. Можно найти отличную систему, но при этом организовать провальное внедрение. Продукт будет установлен в организации, но не будет использоваться в полную силу, будет неудобен пользователям или не принесет ожидаемой выгоды.

Опыт отечественных и зарубежных проектов внедрения систем документооборота в организациях показывает, что заказчики СЭД раз за разом совершают одни и те же ошибки, которые приводят, в лучшем сценарии, к неэффективному использованию СЭД, а в худшем — к ее бесполезности или к тому, что проект внедрения останавливается на половине пути.

Мы попытались собрать наиболее распространенные ошибки и составить список того, что не нужно делать для успешного перехода на ЭДО.

18 февраля прошло заседание экспертного совета Минкомсвязи РФ, по результатам которого 84 программных продукта, в том числе три системы документооборота, были включены в Реестр отечественного ПО. Между тем, нормативные документы, объясняющие госсектору, как закупать ПО с помощью Реестра, до сих пор не представлены министерством.

С 1 января 2016 года вступил в силу закон об ограничении госзакупок иностранного ПО, подписанный премьер-министром Дмитрием Медведевым 16 ноября прошлого года. Согласно ему, госведосмствам вменяется в обязанность приобретать программные продукты только отечественного производства.

Выбирать программы для госзакупки предполагается по каталогу Реестра отечественного ПО, сайт которого был запущен 11 января. На текущий момент в Реестре числятся 84 продукта, созданных отечественными разработчиками.

Системы документооборота в Реестре классифицируются как «средства обеспечения информационной безопасности, системы управления процессами организации, библиотеки подпрограмм (SDK), офисные приложения, прикладное программное обеспечение общего назначения». Из существующих отечественных СЭД в Реестр пока попало три продукта.

Однако государственным организациям, желающим внедрить СЭД, лучше не спешить с выбором системы по текущему каталогу Реестра — даже несмотря на вступивший в силу закон и наличие соответствующих продуктов в каталоге. Причина тому – отсутствие нормативных документов, устанавливающих правила применения Реестра в процессе госзакупки ПО.

Как пишет «Коммерсантъ», Реестр отечественного ПО сам по себе еще не вполне законен. До 16 января, то есть в...